RECEPTIONNISTE H/F

Notre client est une agence de voyages spécialisée dans la gestion des déplacements professionnels et de loisirs. Elle propose des services de billetterie aérienne, réservation d'hôtels, assistance aux visas, transferts, location de véhicules et solutions de voyage adaptées aux entreprises et aux particuliers.

Le/La Réceptionniste est le premier point de contact physique et téléphonique de l'organisation. Il/Elle assure l'accueil des visiteurs, la gestion du standard téléphonique, le traitement du courrier et la prise en charge de diverses tâches administratives courantes, tout en garantissant une image professionnelle et bienveillante de l'établissement.

Activités et Responsabilités

Accueil et Prise en Charge

• Accueillir chaleureusement les visiteurs, clients, fournisseurs et intervenants extérieurs.

• Renseigner, orienter les visiteurs et effectuer la délivrance des badges d'accès si nécessaire.

• Veiller à la tenue soignée, propre et accueillante de l'espace de réception/hall d'entrée.

Gestion du Standard Téléphonique et des Messages

• Répondre aux appels entrants avec courtoisie et professionnalisme.

• Qualifier les demandes, filtrer les appels et les rediriger vers les services concernés.

• Prendre les messages précis et les transmettre rapidement aux destinataires.

Gestion Logistique et Administrative

• Traiter le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement, distribution, envois express).

• Réserver les salles de réunion et veiller à leur préparation (matériel, boissons, collations).

• Gérer les réservations de transports (taxis, billets) ou d'hébergements pour les collaborateurs ou visiteurs.

• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et le réapprovisionnement.

Formation et Expérience

• Bac à Bac+2 (BTS Hôtellerie et Tourisme )

• 2 ans  sur un poste similaire (accueil, secrétariat, hôtellerie) est appréciée.

Compétences

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook).

• Maîtrise des standards téléphoniques et des systèmes de réservation / logiciels de gestion (PMS pour l'hôtellerie).

• Pratique courante du français (syntaxe et orthographe irréprochables).

• Maîtrise de l'anglais à l'oral comme à l'écrit (une deuxième langue étrangère est un plus).

Qualités requises

• Présentation irréprochable et sens de l'élégance relationnelle.

• Sens du service client prononcé, courtoisie et empathie.

• Excellente communication orale et écrite.

• Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités.

• Calme et maîtrise de soi face au stress ou à des interlocuteurs exigeants.

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations.